Qu’est-ce que le Cost Management ?
Les définitions de Cost Management ou gestion des coûts sont variées en business management. Je vous en propose une que j’ai élaboré en partant des différentes définitions disponibles dans les livres de texte et sur Internet.
Procédé permettant à une entreprise de contrôler et planifier les coûts générés par son activité. Le Cost Management a pour finalité de réduire les coûts de production d’un produit ou service tout en augmentant la valeur ajoutée livrée au consommateur.
Largement utilisé par les structures de grande taille, les petits restaurants peuvent tout à fait profiter des avantages du Cost Management qui consiste en seulement 4 étapes :
- Planification des Ressources
- Estimation des coûts
- Budgétisation des coûts
- Contrôle des coûts
Pourquoi et comment utiliser le Cost Management dans votre restaurant ?
Connaitre et maîtriser vos coûts vous permet d’avoir une posture stratégique dans la gestion de votre établissement. Vous prenez alors des décisions en connaissance de cause. De plus, planifier vos coûts en amont vous donne la possibilité de confronter vos dépenses réelles à vos prévisions et avoir ainsi un plan à suivre. Vous pouvez alors constater les éventuels écarts, en définir la cause et apporter des corrections. Cela vous permettra de toujours surveiller vos performances et de bien maitriser vos coûts.
Avant de pouvoir se lancer dans l’application du Cost Management, il est cependant essentiel de clarifier quelques concepts fondamentaux en gestion d’entreprise. C’est ce que je vais développer dans le prochain paragraphe.
Ventes, Dépenses et Profit
Voilà le trio indissociable en gestion d’entreprise : ventes, dépenses et profit. En tant que manager de restaurant vous avez la casquette du chef d’entreprise, votre responsabilité est de engendrer un profit convenable grâce aux ventes que vous avez généré en investissant vos dépenses. Oui « investissement », car vos dépenses sont des investissements que vous faites afin d’engendrer des ventes (chiffre d’affaires). En effet, votre objectif est de développer votre activité et non de la rendre stagnante en évitant tout investissement ou pire, en négligeant la qualité de votre offre au profit d’un prix matière ou main d’œuvre moindre !
En termes comptables, le profit est la différence entre vos recettes (ventes) et vos dépenses :
VENTES – DÉPENSES = PROFIT
Pour calculer vos dépenses prévisionnelles, vous pouvez partir du profit que vous souhaitez obtenir grâce à vos ventes estimées et calculer ainsi vos objectifs budgétaires en terme de dépenses :
VENTES ESTIMEES – PROFIT SOUHAITE = DÉPENSES IDÉALES
De cette manière, vous mettez le profit que vous souhaitez obtenir au centre de votre management d’entreprise. Ceci vous permettra de définir des fourchettes de dépenses convenables pour la réalisation de vos objectifs.
En gestion d’entreprise, le calcul de pourcentages est largement utilisé afin d’exprimer la relation entre ventes, dépenses et profit et afin de pouvoir comparer de manière objective vos performances avec les performances du secteur dans lequel vous opérez.
Ainsi, si vous souhaitez connaitre la part de vos dépenses dans votre CA vous appliquez la formule :
DÉPENSES/VENTES X 100 = % DÉPENSES
si vous souhaitez connaitre la part de votre profit dans votre CA alors vous calculez ainsi :
PROFIT/VENTES X 100 = % PROFIT
et enfin, si vous voulez connaître le pourcentage de votre profit souhaité sur votre prévisionnel de ventes il ne vous reste qu’à employer la formule :
PROFIT SOUHAITE/ VENTES X 100 = % PROFIT SOUHAITE
Quelles sont les dépenses liées à l’activité d’un restaurant ?
Afin de pouvoir planifier et gérer vos coûts, vous devez savoir les identifier et les classifier. De manière générale, dans votre restaurant vous voulez organiser vos dépenses en quatre familles :
- Charges nourriture
- Charges boissons (alcoolisées)
- Charges de personnel
- Charges diverses
Après avoir identifié, classifié et estimé vos coûts, vous allez pouvoir créer vos budgets, qui comparés à vos coûts réels, dévoileront les éventuels écarts. Le but du jeu est de réussir, avec l’expérience, à réduire l’ampleur de ces écarts et de générer des budgets de plus en proches de la réalité.
Le Compte de résultat
Le compte de résultat ou CR fait parti des documents comptables au même titre que le bilan comptable et le plan de trésorerie. Il est particulièrement utile dans la réalisation des prévisionnels et son but est d’illustrer les ventes, les dépenses et le profit d’une entreprise sur une période définie. Il permet d’analyser la rentabilité et l’efficacité des opérations d’une entreprise et donc de monitorer ses performances grâce à l’élaboration et l’interprétation des ratios de gestion.
Budgétisation
J’ai beaucoup utilisé le mot prévisionnel, il me semble temps de présenter le concept de budget. Le budget est un prévisionnel des ventes, des dépenses et du profit que vous estimez réaliser sur une période de temps définie.
En règle générale, des budgets mensuels sont établis d’une année comptable à l’autre. Mais vous pouvez également établir des budgets à 28 jours, c’est-à-dire 13 périodes budgétisées sur une année comptable au lieu de 12.
Le budget est donc là pour vous guider dans le pilotage quotidien de votre restaurant et doit être consulté et analysé avec régularité afin de pouvoir repérer en temps et en heure des variations qui méritent votre attention. Pour calculer les variations budgétaires, vous appliquez la formula suivante :
ACTUAL/ BUDGET x 100 = BUDGET %
Une variation significative doit être traitée promptement afin de :
- Définir le problème
- Déterminer la cause du problème
- Corriger
Le Cost Management oui… Mais pas que !
Sans doute, outil indispensable, le Cost Management contribue à la bonne gestion de votre restaurant, mais attention ! Tout seul, il ne fera pas le succès de votre établissement ! La qualité de votre offre, votre stratégie commerciale et un service client à la hauteur des attentes de vos convives sont aussi des ingrédients essentiels pour vous garantir une belle réussite.
D'Aloia Conseil & Gestion 